Etäyhteiskehittelystä hyvä lisä TKI-toiminnan työkalupakkiin

Koronapandemian vuoksi monet palvelut ja tilaisuudet siirrettiin keväällä 2020 verkkoon. Myös HIPPA-hankkeessa saatiin kokemuksia tästä, kun hankkeen Innovaatiokilpailun voittaneen Kasviportaat Oy:n yhteiskehittely toteutettiin täysin etäyhteyksien avulla. Toteutus noudatti hankkeessa kehitettyä yhteiskehittelyn viiden vaiheen mallia, josta muokattiin uusi etävariaatio.

6Aika-hanke ”HIPPA – Hyvinvointia ja parempaa palveluasumista digitalisaation avulla” kokoaa yhteen eri alueiden osaamista. Kun hankkeen palvelut yrityksille muutettiin pandemian vuoksi etätyöskentelyksi, heräsi ajatus laajentaa hankekumppanien välistä yhteistyötä tällä saralla. Toukokuun 2020 lopussa järjestetyn etäyhteiskehittelyn osallistujat tulivat pääkaupunkiseudulta, Tampereelta ja Oulusta. Mukana oli asiakasyritys  Kasviportaat Oy sekä 20 hengen joukko HIPPA-hankkeen asiantuntijoita, muuta ammattikorkeakouluväkeä ja opiskelijoita sekä kolmannen sektorin asiantuntijoita. 

Monialaista yhteistyötä muistisairaiden hyvinvoinnin edistämiseksi

Yhteiskehiteltävänä tuotteena oli Kasviportaat Oy:n Supragarden® viherseinä- ja vesiviljelyjärjestelmä. Tuote mahdollistaa helpon ja tehokkaan tavan viljellä hyötykasveja, ja se tuo luontoelementin niidenkin ulottuville, joilla on rajalliset mahdollisuudet luonnossa liikkumiseen. Järjestelmä auttaa myös ylläpitämään sopivaa ilmankosteutta ja puhdistamaan huoneilmaa.

Kasviportaat Oy voitti tammikuussa 2020 HIPPA-hankkeen innovaatiokilpailun, jossa haasteena oli löytää digitaalisia tuotteita ja palveluja, jotka tukevat toimintakykyisyyttä ja osallisuutta asukkaan elinympäristössä, parantavat turvallista asumista sekä lisäävät asumisen mielekkyyttä ja hyvää elämää. Kasviportaat Oy:n ehdotuksessa ideana oli jatkokehittää yrityksen Supragarden® sisäkasvatusjärjestelmää digitaalisten tuotteiden avulla siten, että se soveltuisi paremmin ja turvallisemmin palvelutalojen asukkaiden käyttöön ja erilaisiin toiminnallisiin tilanteisiin. Palveluasumisen toimintaympäristöt asettavat tuotekehitykselle monenlaisia haasteita. Erityisesti kehittämistyössä haluttiin huomioida muistisairaiden henkilöiden tarpeet, toimintakyky ja palvelut.

Etäyhteiskehittelyn tavoitteena oli tukea yrityksen toivetta laajentaa toimintaansa uusille sektoreille. HIPPA-hankkeen filosofian mukaisesti koolla oli monialainen joukko pohtimassa ratkaisun käyttäjälähtöisyyttä, käytettävyyttä ja kaupallistamista. Keskiössä oli se, miten tuote voisi vahvistaa käyttäjien toimijuutta ja merkityksellistä elämää palveluasumisen eri ympäristöissä. Lisäksi keskusteltiin siitä, mitä muita käyttökohteita tuotteelle voisi tunnistaa. Tilaisuus tuotti rikkaan aineiston tuotteen älykkään version prototyypin ja käyttökonseptin suunnittelua varten. Yrittäjä Jouni Spets Kasviportaat Oy:stä näki, että monialaisuudesta oli työskentelyssä selvää etua ja osallistujilta tuli paljon uutta tietoa yritykselle. Keskustelua oli kaikkien osapuolten mielestä hyvä käydä tässä vaiheessa ennen tarkemman teknisen suunnittelutyön aloittamista.

Etätyöskentelyn fasilitointi vaatii resursseja

Etäyhteiskehittelyn fasilitaattorit tulivat hanketta hallinnoivan Metropolia Ammattikorkeakoulun HIPPA-tiimistä. Yleensä fasilitaattorien parivaljakko on ollut riittävä resurssi, mutta etätyöskentelyssä fasilitointia tarvitaan selvästi enemmän kuin kasvokkain toteutettavassa työskentelyssä. Siksi mukaan otettiin vielä kolmas tiimiläinen vahvistukseksi tekniikan puolelle. Tarvittaessa voisi neljännen tiimiläisen nimetä vielä chat-vastaavaksi. Työssä tarvitaan selkeä roolijako ja tilaisuuden etenemistä kuvaava suunnitelma. Fasilitaattorit voivat kyllä olla tilaisuuden aikana yhteydessä toisiinsa yksityisin viestein, mutta tämä on hyvä rajata koskemaan vain aikataulumuutoksia ja muita vastaavia asioita, joista ei voi sopia ennakkoon.  

Etätyöskentelyyn on parasta valita sovellus, jossa pienryhmiin eli ryhmähuoneisiin jakautuminen on nopeaa ja vaivatonta. Tämä on erityisen tärkeää siksi, että yhteiskehittelyn aikataulu on usein melko tiukka. Metropolian HIPPA-tiimissä käytettiin Zoom-sovellusta, jossa ryhmäjaon voi toteuttaa joko manuaalisesti tai niin, että sovellus jakaa osallistujat satunnaisesti eri ryhmähuoneisiin. Tällä kertaa päädyttiin manuaaliseen ryhmittelyyn, jolla varmistettiin se, että ryhmiin saatiin monialaista ja sektorirajat ylittävää osaamista. Ryhmähuoneiden sulkeutuessa osallistujat palautuvat Zoomissa näppärästi takaisin yhteiseen kokoukseen.

Etäyhteiskehittelyn fasilitoinnissa tuli eteen myös digitaalisten sovellusten käyttöön liittyviä haasteita.Kunnallisten palveluntarjoajien tietoturvalinjaukset kannattaa selvittää hyvissä ajoin etukäteen. Voi olla, että mikään sovellus ei ole täysin poissuljettu, mutta käyttöön voi liittyä rajoituksia, jotka on huomioitava valmisteluissa. Metropolian tilaisuuteen osallistui asiantuntijoita, joiden työpaikoilla tilaisuudessa käytetyn sovelluksen lataaminen oli kiellettyä, mutta selainpohjainen käyttö sallittiin. On myös muistettava, että isossa osallistujajoukossa on aina joku, jolle käytetyt sovellukset ovat uusia. Siksi alkuohjeistukseen ja sovellukseen tutustumiseen on varattava riittävästi aikaa. Tämän merkitys voi korostua, jos yhteiskehittelyssä on mukana palveluasumisen asukkaita, omaisia ja vapaaehtoisia.

Pienryhmätyöskentelyä Jamboard-sovelluksen äärellä

Zoom-etäkokouksen pienryhmissä työskenneltiin käyttäen Googlen Jamboard-sovellusta. Siirtyminen Jamboardiin tapahtui chat-palstalle laitetun linkin kautta. Ryhmiin on hyvä määrätä kellottaja, sillä Zoomin kautta lähetettäviä ohjeita on hankalaa seurata Jamboard-työskentelyn aikana. Kellottaja voi paremmin huolehtia siitä, että pienryhmä siirtyy ajallaan seuraavaan kehittämistehtävään tai kysymykseen. 

Jamboard on valkotaululta näyttävä työkalu, jolle jokainen osallistuja voi helposti kirjoittaa sähköisiä post-it-lappuja. Sovelluksessa on myös muita ominaisuuksia kuten piirrostyökalu. Lopuksi kerätyn palautteen perusteella sovellus näyttäytyi osallistujille näppäränä työkaluna, jossa kommenttien ryhmittely sujuu vaivattomasti. Kiitosta sai myös kommenttien helppolukuisuus, kun niitä vertaa yhteiskehittelyissä usein käytettyihin käsin kirjoitettuihin post-it-lappuihin.

Vinkit etätyöskentelyyn:

• Fasilitointi sujuu parhaiten 3–4 hengen tiimityönä, jossa on selkeä roolitus.
• Ennakkovalmistelut saattavat lisääntyä tietoturvaan liittyvien rajoitusten vuoksi.
• Kannattaa valita sovellus, jossa pienryhmiin jakautuminen on vaivatonta.
• Jaettavat videot ja muu materiaali tulisi testata etukäteen.
• Sovellusten käyttö vaatii riittävää ohjeistusta.
• Jamboard-työskentelyssä on hyötyä pienryhmän omasta kellottajasta.

Maantieteellisten rajojen ylitykset rikastuttavat työskentelyä

Etäyhteiskehittelyn onnistumisista ja kehittämiskohteista käytiin vielä jälkeenpäin keskustelua osahankkeiden kesken. Tästä saatiin hyödyllistä tietoa tilaisuuksien fasilitoinnin ja teknisen toteutuksen kehittämiseksi. Keskustelussa pohdittiin myös niitä hyötyjä, joita maantieteellisten rajojen ylitykset voivat tuoda yhteiskehittelyyn osallistuvalle asiakasyritykselle, asiantuntijoille ja mahdollisille muille osallistujille.

Asiakasyritykselle hyödyllistä:

• Voi tutustua alueellisesti vaihteleviin palveluiden järjestämisen tapoihin ja termistöön. 
• Saa laajempaa käyttäjänäkemystä. 
• Oppii ottamaan yrityksen TKI-työssä huomioon sen, että potentiaalisella asiakaskunnalla on käytössään huomattavan erilaisia teknologisia ratkaisuja. Jo olemassa oleva teknologia vaikuttaa siihen, miten toimintaa kannattaa kussakin paikassa jatkokehittää. 
• Hanketoimijoilla on erilaisia painotuksia ja vahvuuksia. Joskus paras asiantuntemus löytyy yrityksen kotipaikan ulkopuolelta. 
• Kiinnostus yrityksen tuotteeseen tai palveluun lähtee heti leviämään. 

Yhteiskehittelyyn osallistuminen perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen, jolloin oma asiantuntemus tarjotaan käyttöön ilman erillistä korvausta. Kumppanuuksia rakennettaessa järjestäjätahon on tärkeää miettiä, mikä tekee tilaisuuksista yhteistyökumppaneille kiinnostavia ja palkitsevia. Koska yhteistyökumppanit ja heidän edustamansa organisaatiot ovat keskenään hyvin erilaisia, on huomioitava monenlaisia näkökulmia.

Asiantuntijalle/käyttäjälle alueiden välisessä yhteistyössä palkitsevaa:

• Pääsee vaikuttamaan asioihin, joista voi olla hyötyä käyttäjille ympäri Suomen ja kansainvälisesti.
• Tulee jaettua erilaisia, rikastuttavia kokemuksia. 
• Voi saada ahaa-elämyksiä siitä, että asioita voisi tehdä toisin. 
• Näppärä työskentelytapa, sillä usein ammattilainen ei ehdi työn lomasta tilaisuuksiin siirtymien vuoksi. Tämä pätee, vaikka oltaisiin samassa kaupungissa. 
• Eläkeikäiset vapaaehtoiset ja tuetusti kotona asuvat käyttäjät saattavat kokea helpommaksi osallistua tilaisuuksiin kotoa käsin.

Etätyöskentelytapojen juurruttaminen

Tilaisuuden lopuksi osallistujilta kerättiin Jamboard-työkalulla palautetta sekä järjestäjätaholle että asiakasyritykselle. Saadussa palautteessa oli positiivinen yleisvire, joten etäyhteiskehittely on selvästi tullut jäädäkseen. Jatkossa etätyöskentelyn käyttöä voidaan harkita myös silloin, kun suunnitteilla on eri paikkakunnilla toteutettavia käyttäjäkokeiluja tai testauksia. Jos tilaisuuksiin osallistuu sellaisia ikäihmisiä, joille etätyökalut eivät ole tuttuja, käytettäviin sovelluksiin voisi mahdollisuuksien mukaan tutustua yhdessä etukäteen. 

Huolellisesta valmistautumisesta huolimatta tulee uusien työskentelytapojen kohdalla aina eteen yllätyksiä. On hyvä, jos niihin osaa suhtautua sopivan rennosti ja kuitata ne huumorilla. Hyvä tunnelma on tärkeämpää kuin tekniikan täydellinen toimivuus – mikäli sellaista on olemassakaan.

Kuvat: Minna Kilpeläinen

Kirjoittaja:
Suvikki Honkkila, kuntoutusalan asiantuntija, VTK, M.A., toimintaterapeutti AMK HIPPA-hankkeen projektisuunnittelija, Metropolia Ammattikorkeakoulu